9 Herramientas Útiles para Mejorar la Eficiencia al Trabajar desde Casa

Recuerdo un viaje a una reunión con un cliente en la costa este en 2010, donde necesitaba un documento que olvidé llevar conmigo. Afortunadamente, tenía una copia en mi aplicación de Dropbox. Fui a una computadora de escritorio, accedí a Dropbox y descargué el archivo. Todos me miraban como si tuviera superpoderes, ya que muchas personas no habían visto a nadie utilizar la aplicación de Dropbox.

Hoy en día, con la creciente preocupación por evitar la exposición al Coronavirus (COVID-19), trabajar desde casa, también conocido como “trabajo remoto” o “teletrabajo”, se está volviendo más popular tanto para empleadores como para empleados. Sin embargo, trabajar fuera de una oficina puede resultar un gran desafío sin las herramientas adecuadas.

El Trabajo Desde Casa Está en Aumento

Según un informe de World at Work, el 43% de las empresas en EE. UU. permitirá el trabajo remoto en el próximo año. Otro informe del Banco de la Reserva Federal de St. Louis indica que los trabajadores mayores (de 40 a 65 años) son más propensos a trabajar desde casa.

Como se puede observar en este gráfico, el trabajo desde casa está en aumento.

El porcentaje de personas que trabajan desde casa ha aumentado un 159% en los últimos 12 años. Este incremento de trabajadores remotos requiere las herramientas adecuadas para cumplir y superar las expectativas de productividad y conectividad de los empleadores.

9 Herramientas para Trabajadores Remotos

Las mejores herramientas para el trabajador remoto moderno pueden eliminar los límites de las restricciones impuestas. Como trabajador remoto, serás responsable de garantizar que tus productos de trabajo y las comunicaciones con tu equipo distribuido, así como con sus partes interesadas y clientes, sean lo más fluidas posible.

Estas herramientas son esenciales, no solo un lujo, para aportar valor a tu trabajo y al entorno laboral virtual.

Las herramientas de trabajo remoto son compatibles con dispositivos móviles y basadas en la nube, y son fácilmente accesibles para ti, tu equipo y tus clientes.

A continuación, te presentamos 9 aplicaciones útiles tanto para laptops como para teléfonos móviles, disponibles en Mac y Windows.

⏩ Para Mantenerte Organizado y Actualizado

Slack

Slack es un espacio de chat para que los miembros del equipo se comuniquen de manera continua sobre un proyecto. La aplicación de gestión de proyectos Trello se puede utilizar junto con Slack para incluir a los clientes remotos.

Este artículo explica cómo funcionan ambas aplicaciones juntas en proyectos donde varias personas colaboran e intercambian ideas, permitiendo la transferencia de archivos y enlaces en tiempo real. Los trabajadores remotos también pueden converger en conceptos, productos de trabajo o conversaciones informales utilizando video.

Zoom/Skype/FaceTime/Google Duo

Trabajar lejos de la interacción humana, del contacto personal con los miembros del equipo, puede resultar muy solitario. Para un trabajador remoto, ver el rostro de alguien es la mejor conexión que se puede tener para realizar negocios sin un toque personal.

Las cuatro aplicaciones son útiles para equipos distribuidos en la comunicación cara a cara para conversaciones en tiempo real. Solo Zoom ofrece grabación gratuita de audio y video para una discusión uno a uno. Zoom también proporciona 40 minutos gratis para múltiples usuarios.

Dropbox

¿Dónde almacenarás el volumen de trabajo que realizas como trabajador distribuido? ¡En un archivo virtual!

He sido usuario de Dropbox desde 2010 y tengo archivos almacenados de manera segura desde entonces. Funciona como un archivador, pero es portátil.

Si tú o tu equipo necesitan una solución en la nube para almacenamiento de archivos, ofrecen una versión gratuita o, por un bajo costo, una versión de cuenta empresarial para múltiples usuarios. Ambas son excelentes maneras de mantener archivos privados y accesibles para los clientes.

Se sincroniza con todos los dispositivos móviles. La aplicación móvil ofrece un nivel adicional de seguridad con contraseña, especialmente cuando los archivos están en tu dispositivo móvil.

Evernote

Si Dropbox es como un archivador, entonces Evernote es un cuaderno portátil.

Durante años, utilicé la versión gratuita, pero hace un año aproveché una oferta anual de $40 y compré la suscripción. Con su escáner, puedes almacenar documentación de varias páginas en un formato digital.

La búsqueda de términos facilita el almacenamiento de contraseñas, tarjetas de crédito o documentos, y es tan seguro como los ajustes de seguridad de Dropbox. También puedes enviar notas de tu Evernote a tu equipo de trabajo remoto.

WhatsApp (mensajería mundial)

¿Recuerdas aquellas costosas llamadas telefónicas y mensajes de texto de tu plan de móvil? Sí, yo también.

La solución para un equipo distribuido internacional es WhatsApp, que permite enviar mensajes de texto, videollamadas o compartir enlaces con cualquiera. La gran ventaja de esta aplicación es el dinero que ahorra en mensajes internacionales, llamadas de voz y videollamadas.

Firma de Documentos

Recibir documentos digitales resulta molesto si necesitas imprimir, firmar físicamente y escanear para enviar el documento firmado de vuelta. DocuSign es mi aplicación personal favorita para ayudarte a firmar documentos, tanto comerciales como personales, sobre la marcha.

DocuSign es fácil de implementar al recibir un archivo PDF o documento de Word, firmarlo y enviarlo de vuelta. O importar documentos desde servicios en la nube como Google Drive, Evernote o Dropbox para firmar y guardar en el portal de tu elección.

⏩ Para Comunicarte de Forma Segura

Red Privada Virtual (VPN)

Es posible que tu empresa o cliente proporcione algún software de seguridad que haga tus productos de trabajo más seguros. Sin embargo, cada vez que trabajes fuera de casa en otra red WiFi, para mayor seguridad, debes utilizar una VPN.

Tengo una suscripción a IP Vanish, que hace que mi dirección IP sea invisible en cualquier red WiFi, protegiéndome de depredadores que intentan atacarte a través de tu uso de Internet.

Norton LifeLock tiene un conjunto que incluye VPN y una suite de seguridad para usar su software en todos tus dispositivos móviles. Tu dispositivo puede conectarse a la red y encriptar tu IP para protegerte contra depredadores cibernéticos, además de ocultar tu información personal.

WiFi Map

Aún cuando estés de vacaciones, un cliente o compañero de trabajo puede necesitar una firma, confirmación o una videollamada de tu parte.

WiFi Map te ayuda a encontrar la red WiFi disponible más cercana. Aunque la fuerza de las señales WiFi no es igual en todas partes, al menos la aplicación te proporcionará opciones.

Una vez estuve en un Starbucks cerca de una tienda de móviles donde la señal de WiFi móvil era tan potente que resultaba mucho más rápido conectarme a ella que a la de Starbucks. Ambas aparecían en el mapa, pero, en mi caso, no importaba cuál tenía la señal más fuerte.

Gestor de Contraseñas

Añade otra capa de seguridad utilizando la versión gratuita de LastPass. Te permite almacenar contraseñas a través de todos tus dispositivos.

Dado que la seguridad y la información personal para todas las aplicaciones son esenciales, tener contraseñas fuertes es una parte crucial para mantener la seguridad. Si tienes más de un dispositivo, esta es una aplicación útil de utilizar.

Podrías considerar su bajo precio de $3 por mes para la versión premium, pero lee este artículo para entender la diferencia entre las versiones gratuita y premium.

Más: Cómo Trabajar Desde Casa: 7 Consejos

Resumen:

Estas herramientas proporcionarán una experiencia de trabajo distribuido poderosa para trabajadores remotos cuando se invierte tiempo en su uso. No son solo herramientas de productividad, sino también necesidades de comunicación que se requieren en todos los dispositivos móviles. La mayoría de las herramientas móviles útiles son económicas y, generalmente, adaptables a la experiencia de trabajo remoto que deseas.

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