Seminario web sobre Salud y Seguridad en el Trabajo: Respuestas a tus preguntas

¿Sabías que en Australia, la mayoría de las lesiones relacionadas con el trabajo son causadas por estrés físico, caídas, resbalones, tropiezos y ser golpeado por objetos en movimiento? Además, las condiciones de salud mental relacionadas con el trabajo están en aumento, siendo el tiempo de baja en estos casos más de cuatro veces mayor que el de las lesiones físicas.

En Australia, todos tienen derecho a un entorno laboral saludable y seguro, por lo que es esencial que estés al tanto de tus responsabilidades y obligaciones como empleador. Ya sea que dirijas un pequeño negocio o trabajes en una gran corporación, la salud y seguridad laboral son áreas que siempre deben tomarse en serio.

Para comprender tus obligaciones en cuanto a la salud y seguridad laboral como empleador, consulta nuestra guía completa sobre la Comprensión de la Salud y Seguridad en el Trabajo.

A principios de 2024, los expertos en derecho laboral Sanam Ahmadzadeh Salmani, asesor legal en Employment Hero, y Simon Obee, abogado principal en EI Legal, compartieron todo lo que necesitas saber sobre la salud y seguridad laboral. La sesión fue seguida de una rueda de preguntas y respuestas al final, donde recopilamos las preguntas que no fueron respondidas en vivo. Estas respuestas contienen información general y se debe buscar asesoramiento profesional para circunstancias individuales.

Puedes ponerte al día con la sesión de una hora aquí.

Descargo de responsabilidad: La información en este seminario web es relevante a partir del 14 de marzo de 2024 y ha sido preparada por Employment Hero Pty Ltd ABN (11 160 047 709) (Employment Hero). Las opiniones expresadas aquí son solo para fines informativos y se proporcionan de buena fe para ayudar a empleadores y empleados. La información se basa en datos suministrados por terceros. Aunque se cree que estos datos son precisos, no se ha verificado de manera independiente y no se ofrecen garantías de que sea completa, precisa, actualizada o adecuada para el propósito que se requiere. Employment Hero no acepta responsabilidad por cualquier inexactitud en dichos datos y no será responsable por cualquier pérdida o daño que surja directa o indirectamente como resultado de la confianza, uso o incapacidad para utilizar cualquier información proporcionada en este seminario web.

Peligros psicosociales

Cuando consultes sobre peligros psicosociales, ¿cuál sería una manera práctica de hacerlo? ¿Es necesario ser ‘proactivo’ y abordar todos los comunes que listaste anteriormente?

No existe un enfoque único para la consulta, y lo que sea apropiado en tu organización será afectado por el tamaño del negocio, los recursos disponibles y los riesgos que enfrenta.

Las obligaciones bajo las leyes de WHS requieren que seas proactivo, en el sentido de que la obligación de proporcionar un lugar de trabajo seguro requiere procesos continuos para identificar peligros, evaluar riesgos y tomar medidas para mitigar esos riesgos.

Una estrategia que podrías considerar si consultando sobre peligros psicosociales por primera vez sería proporcionar a tus empleados información sobre todos los peligros psicosociales comunes que se presentan en los lugares de trabajo y luego darles la oportunidad de comentar sobre aquellos que consideran presentes en su entorno laboral. Esto se puede hacer a través de diversos métodos, como una encuesta anónima en línea, grupos focales con un número reducido de empleados o reuniones individuales.

Una vez que hayas recopilado estos datos y los hayas combinado con las observaciones de la dirección sobre los diversos peligros, estarás en una posición informada para decidir en qué áreas necesitas enfocar tus esfuerzos de intervención.

Si parece que no existe riesgo de que ocurra un peligro particular, no se te exigirá dedicar recursos a abordarlo. Por ejemplo, estar expuesto a eventos traumáticos no será un foco de atención para algunos lugares de trabajo (mientras que sí lo será en otros).

Hay una gran cantidad de información disponible sobre cómo abordar los peligros psicosociales; SafeWork Australia es un buen punto de partida o puedes leer nuestro blog sobre la comprensión de los peligros psicosociales en el lugar de trabajo.

¿Dónde se sitúan los peligros psicosociales dentro de la legislación de WHS?

El deber de un empleador bajo la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo modelo de 2011 de garantizar la salud y seguridad de los trabajadores incluye expresamente su salud física y psicológica. Bajo la ley hay regulaciones modelo sobre peligros psicosociales y un Código de Práctica modelo sobre la Gestión de Peligros Psicosociales en el Trabajo, que explica cómo cumplir con la ley en este ámbito. Conoce más aquí.

WorkSafe Victoria no ha implementado o legislado cambios de WHS que traten sobre peligros psicosociales, ¿cuál es la mejor práctica aquí?

Tienes razón al señalar que Victoria aún no ha modificado sus regulaciones de WHS para incluir disposiciones específicas sobre riesgos psicosociales. (Consulta: la versión más reciente de la regulación OHS de Vic y la página de estado de WorkSafe Vic sobre las enmiendas psicosociales)

Pero esto no significa que los empleadores puedan ser laxos sobre la seguridad psicosocial; sigue existiendo el deber general de proporcionar y mantener un entorno de trabajo que sea seguro y que no presente riesgos para la salud de los empleados (s.21 de la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional de 2004 (Vic)). Esto incluye la seguridad de la salud física y mental.

Un buen punto de partida es implementar las medidas delineadas en el código modelo de práctica sobre la gestión de riesgos psicosociales y las pautas de WorkSafe Vic sobre la gestión de peligros psicosociales.

Esto contribuirá significativamente a demostrar que tu negocio ha cumplido con sus deberes bajo las leyes de WHS.

Representantes y comités de salud y seguridad

¿Tenemos que realizar una votación secreta para preguntar a los empleados si quieren un representante o comité WHS y luego elegirlos? ¿Alguna recomendación sobre cómo hacerlo?

No es obligatorio que los lugares de trabajo nombren un representante WHS para representar a los trabajadores; esto solo es necesario cuando los trabajadores solicitan que se realice esta elección.

El proceso básico implica que, al recibir una solicitud, el empleador debe negociar con los trabajadores para formar un “Grupo de Trabajo” compuesto por una representación justa de los trabajadores, quienes luego votarán para nombrar a un representante de salud y seguridad.

Los trabajadores en el grupo de trabajo pueden decidir cómo se llevará a cabo la elección para nombrar a un representante de salud y seguridad. No hay un procedimiento establecido, y esto podría hacerse, por ejemplo, mediante un levantamiento de manos, o pueden decidir que una votación secreta es más apropiada. El empleador deberá proporcionar las instalaciones necesarias para organizar dicha votación.

Aquí encontrarás más información sobre los procesos a seguir al recibir una solicitud para un representante WHS.

Por supuesto, también es posible tener comités informales de salud y seguridad que informen a la dirección sobre temas de seguridad, generalmente compuestos por voluntarios de toda la empresa. Estos comités pueden ser nombrados fuera de los requisitos de la legislación de WHS y tener términos de referencia determinados por la empresa (idealmente después de consultar con los trabajadores).

La situación es la misma en Victoria; no hay un requisito estricto para que un empleador forme un comité WHS o designe un representante. Si un empleado solicita establecer un «grupo de trabajo designado WHS», debes asegurarte de hacer todo lo posible para comenzar las negociaciones dentro de los 14 días posteriores a la solicitud (s.43 de la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional de 2004 (Vic)).

En cuanto a la elección de un representante de salud y seguridad, se aplican las mismas reglas: solo los miembros del grupo de trabajo designado pueden elegir su representante de salud y seguridad (s.54 de la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional de 2004 (Vic)). Nuevamente, no hay un procedimiento establecido sobre cómo debe llevarse a cabo la elección, por lo que depende de los miembros decidir cómo hacerlo (por ejemplo, mediante levantamiento de manos, voto secreto, etc.). Si los miembros no están de acuerdo sobre cómo llevar a cabo una elección, pueden solicitar que la “Autoridad” (es decir, un Inspector de WorkSafe Vic) realice una elección por ellos (ver s.54(4) de la Ley de Salud y Seguridad Ocupacional de 2004 (Vic), y esta guía).

¿Es tener un comité WHS un requisito o mejor práctica? ¿Qué recomendarías para un negocio de 20 personas en un entorno de oficina?

Como se señaló anteriormente, no hay un requisito para tener un comité WHS. Solo cuando los trabajadores solicitan que se designe un representante WHS es necesario que un empleador establezca un Grupo de Trabajo para que pueda elegirse un representante WHS.

Sin embargo, nombrar un comité WHS más allá de las obligaciones establecidas en la legislación de WHS es una herramienta muy útil. Esto permite que los miembros del comité discutan regularmente problemas de seguridad y propongan mejoras a la dirección.

Si tienes una pequeña fuerza laboral, el comité podría (por ejemplo) ser solo un puñado de personas que se reúnen trimestralmente durante una hora. Esto aún proporcionaría un valioso canal de retroalimentación para la empresa.

Trabajo desde casa

Como organización con personal trabajando desde casa en diferentes estados, ¿utilizamos la legislación de WHS que aplica al estado de residencia de cada empleado?

Desafortunadamente, no hay una respuesta sencilla a esta pregunta, ya que el grado en que la legislación de cada estado o territorio se aplica a los trabajadores que se encuentran físicamente en otras ubicaciones varía según la redacción exacta de la legislación.

También estará influenciada por el grado en que el trabajo del trabajador está “conectado” a una ubicación diferente a la que se encuentran físicamente. Por lo tanto, recomendamos que busques asesoramiento profesional sobre este punto y no dudes en contactar a info@eilegal.com.au si podemos ayudar.

Desde un enfoque práctico, sin embargo, los deberes de WHS a través de todos los estatutos estatales/territoriales están enmarcados de manera muy similar. Cualquier diferencia menor no debería afectar materialmente la forma en que cumples con esos deberes. Siempre que realices una evaluación de riesgos adecuada, consultes al personal afectado e implementes controles apropiados para eliminar o, si no es posible, reducir los riesgos tanto como sea razonablemente práctico, deberías estar en una buena posición desde el punto de vista del cumplimiento.

¿Cómo puedes aplicar o monitorear WHS cuando una persona trabaja desde casa?

Como con la mayoría de los deberes de WHS, existe una prueba de lo que es razonablemente práctico para que un empleador haga. Se aceptará generalmente que un empleador tiene menos control sobre el entorno de un trabajador cuando trabaja desde casa en comparación con un local controlado por el empleador.

Sin embargo, sigue habiendo formas efectivas para que un empleador proteja y monitoree a los empleados que trabajan desde casa. Por ejemplo, podrías considerar:

• Proporcionar a un empleado instrucciones claras sobre cómo configurar su espacio de trabajo de manera segura.
• Requerir que los empleados proporcionen (periódicamente) fotos/vídeos que evidencien la configuración de su espacio de trabajo.
• Tener reuniones regulares 1:1 con trabajadores donde se discutan problemas de salud y seguridad.
• Proporcionar capacitación a los trabajadores sobre problemas de salud particulares que puedan surgir mientras trabajan desde casa (por ejemplo, aquellos asociados con estar sentados en una posición durante períodos prolongados, riesgos psicosociales por aislamiento, exceso de trabajo, acoso laboral, etc.).

¿Puedes dirigirme a una plantilla utilizable para una situación de trabajo desde casa / trabajo desde la oficina híbrida, donde los arreglos no son fijos (para Victoria)?

Si deseas ponerte en contacto con nosotros a info@eilegal.com.au, podemos ayudarte con esto.

Employment Hero

¿Employment Hero tiene plantillas de políticas WHS?

Sí. Una plantilla de política WHS está disponible a través de la aplicación Employment Hero o puedes descargar una aquí.

¿Puedo personalizar la plantilla de reporte de incidentes en Employment Hero?

No en este momento, sin embargo, lo consideraremos como algo que podemos introducir en el futuro.

¿Están buscando mejorar el lado del reporte de incidentes en Employment Hero? Actualmente usamos reportes personalizados, pero son muy básicos. Nos encantaría que fuera parte de la plataforma de reporte estándar.

Gracias por tus comentarios. Hemos realizado algunas mejoras en nuestra función de reporte. Hemos creado una nueva función «Construye tu propio gráfico» en la nueva experiencia «Construye tu propio reporte». Ahora puedes mejorar tus perspectivas con gráficos personalizables, campos de datos mejorados y una experiencia visual dinámica, disponible ahora en suscripciones Platinum y Premium.

Preguntas generales

Estoy teniendo dificultades para lograr que mi organización se preocupe más por esto, especialmente nuestro CEO y Junta, y un buen número de incidentes ocurrieron el año pasado que realmente no han sido seguidos. ¡No tengo idea de qué hacer!

Si deseas poner en contacto a tu CEO con nosotros a info@eilegal.com.au, estaríamos más que felices de discutir formas en las que podamos ayudar.

¿Hay una lista de verificación o una guía para saber si tienes todas tus políticas actualizadas?

Dado el alcance de las obligaciones de WHS, es difícil cubrir absolutamente todo en un solo documento, pero un buen inicio sería esta lista de verificación de SafeWork Australia. Puedes verla aquí.

Por favor informa donde encontrar la herramienta de evaluación gratuita para acoso sexual. Gracias.

Puedes descargarla aquí.

¿Dónde puedo encontrar los requisitos para lo que un negocio de tamaño medio (hasta 60 empleados) necesita de obligaciones WHS?

La mayor parte de la información sobre SafeWork Australia relacionada con pequeñas empresas también aplicaría a un negocio de hasta 60 empleados. Este sería un buen lugar para comenzar.

Por favor, contacta a info@eilegal.com.au si requieres más asistencia.

¿Hay un requisito legal para contratar a un profesional de salud y seguridad capacitado en una organización cuando tu negocio tiene 20 o más empleados?

No. No hay ningún requisito específico para que ningún tamaño de negocio tenga un rol de salud y seguridad dedicado. Tus obligaciones son proporcionar recursos apropiados para el tamaño y naturaleza de tu negocio. Ya sea que desees contratar a un profesional de WHS internamente dependerá de qué actividades de seguridad otros gerentes y miembros del equipo de liderazgo sean capaces de desempeñar.

En una industria como la manufactura y la construcción, ¿qué tan importante es contratar a un oficial de salud y seguridad?

Como se dijo anteriormente, dependerá de qué actividades de seguridad otros gerentes y miembros del liderazgo sean capaces de llevar a cabo. No hay ninguna razón por la cual un gerente no pueda ser capacitado para llevar a cabo inspecciones de salud y seguridad, realizar evaluaciones de riesgos, impartir formación en salud y seguridad a los empleados, etc. Muchas organizaciones más grandes, particularmente aquellas en industrias de alto riesgo como las que mencionas, prefieren contratar a un oficial de salud y seguridad dedicado, pero no existe un requisito estricto para hacerlo.

Si estás en una oficina de servicios compartidos y proporcionan un oficial de primeros auxilios y también tienes un kit de primeros auxilios en tu oficina, ¿necesitas ser un oficial de primeros auxilios para revisar los kits?

No tenemos conocimiento de una regla estricta que indique que solo los oficiales de primeros auxilios designados pueden verificar los kits de primeros auxilios. Es importante en todos los lugares de trabajo que haya un acceso adecuado a los kits de primeros auxilios y que haya un número adecuado de personas que pueden administrar primeros auxilios. También es fundamental que los kits de primeros auxilios se mantengan adecuadamente, pero esto no necesariamente tiene que hacerlo el Oficial de Primeros Auxilios.

Estamos lidiando actualmente con clientes agresivos por teléfono y elaborando una política de Violencia y Agresión Ocupacional (OVA), utilizando el marco del DHHS, sin embargo, sigue siendo problemático dado que tenemos un deber de cuidado de salud tanto para el cliente como para los empleados. Algunos clientes llamarán repetidamente para abusar del personal debido a posibles problemas de salud mental subyacentes para los que no tenemos la experiencia necesaria. Contamos con señalización de «tolerancia cero» y comunicación, etc. ¿Pueden dirigirnos a otros recursos?

SafeWork Australia tiene recursos sobre este tema aquí.

WorkSafe Victoria también cuenta con excelentes recursos, incluida una plantilla de política OVA. Los documentos de Victoria podrían adaptarse fácilmente a otras jurisdicciones. Conoce más aquí.

Otras cosas que podrías considerar son:

• Proporcionar capacitación a todos los empleados sobre cómo tratar con la violencia o agresión (y maneras de desescalar estas situaciones); hay varios proveedores especializados que pueden ayudar con esto.
• Asegurarte de que los empleados sean monitoreados regularmente mientras están en el trabajo, de modo que cualquier agresión hacia ellos pueda ser identificada.
• Asegurar un fácil acceso a los gerentes cuando los empleados necesitan informar sobre situaciones de agresión.
• Contar con mecanismos de reporte apropiados y llevar a cabo procesos de entrega adecuados (por ejemplo, al final de los turnos) para que se identifiquen los casos de agresión.
• Asegurarse de que se realicen reuniones 1:1 regulares y reuniones de equipo para que los empleados tengan foros donde puedan plantear problemas de agresión.
• Considerar proporcionar a los empleados acceso a un Programa de Asistencia al Empleado (EAP), de modo que puedan abordar problemas de manera confidencial con una tercera parte independiente.

Lee más: 6 consejos para mejorar la salud y seguridad laboral en 2023.

¿Qué debe hacer un trabajador de apoyo si sospecha que un cliente lleva sustancias ilegales mientras conducen juntos en el auto del trabajador de apoyo? ¿Cuáles son las consecuencias potenciales para el trabajador de apoyo?

Este parece ser un caso en el que necesitas asesoría sobre tu situación específica, por favor contacta a EI Legal para obtener más ayuda en info@eilegl.com.au